企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷就像一面鏡子，可以反映企業(yè)治理的方方面面：

簽署流程和簽署權(quán)力的大小反映了公司的內(nèi)部控制水平；

發(fā)票審核和費(fèi)用歸屬可以體現(xiàn)公司的稅控風(fēng)險(xiǎn)意識；

是否存在公款私用、貪污浪費(fèi)，可以鑒別高管的廉潔程度；

費(fèi)用的走勢可以透視公司的經(jīng)營效率。

Y公司是一家供應(yīng)鏈服務(wù)提供商，擁有一套完整的費(fèi)用報(bào)銷。

以Y公司的費(fèi)用報(bào)銷制度為例，介紹了企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷制度的建立、流程管理和風(fēng)險(xiǎn)防控策略。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的制度建設(shè)

(一)構(gòu)建費(fèi)用報(bào)銷體系的原則

(1)堅(jiān)持必要性、合理性、合規(guī)性和經(jīng)濟(jì)性原則。

企業(yè)的每一分錢都要用在刀刃上，發(fā)揮最大價(jià)值。所以要建立規(guī)章制度，制定費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，建立一套費(fèi)用報(bào)銷制度。

(2)堅(jiān)持規(guī)范報(bào)銷流程，嚴(yán)格控制的原則。

按照先審批后支出、審批權(quán)限、前條不清后不借、報(bào)銷單據(jù)附件必須齊全的要求，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，嚴(yán)格管控，防止和杜絕腐敗浪費(fèi)。

(3)分類管理原則

報(bào)銷費(fèi)用按對象分為差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)，分別制定管理辦法進(jìn)行管理。

(4)嚴(yán)格問責(zé)原則

費(fèi)用報(bào)銷和貨幣資金支付的審批應(yīng)建立“誰審批誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任追究制度。審核人和批準(zhǔn)人應(yīng)對自己審核批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)，以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金安全。違規(guī)批準(zhǔn)支付的，對應(yīng)審核人、批準(zhǔn)人以失職論處，并對由此造成的不良后果承擔(dān)連帶責(zé)任。

(二)費(fèi)用報(bào)銷管理的框架

1.制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

差旅費(fèi)根據(jù)員工級別和出差地點(diǎn)，分別制定交通費(fèi)、住宿費(fèi)和伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分別制定餐飲費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn)，需要接待人員的上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則超出部分不予報(bào)銷。

2.規(guī)范報(bào)銷流程

報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，需要填寫“業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表”，詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，送財(cái)務(wù)人員審核。

3.建立集中管理的費(fèi)用報(bào)銷。

原則上由公司行政部統(tǒng)一安排費(fèi)用和結(jié)算。如部門因公需要招待，需提前申請，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。

4.建立事前制度

比如員工報(bào)銷差旅費(fèi)前必須提交出差申請單，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)和人事審批。出差申請表上的出差日期應(yīng)與出差期間開具的發(fā)票上的日期一致。

5.強(qiáng)化問責(zé)制度。

舞弊違紀(jì)的金額不予報(bào)銷。對已報(bào)銷的，除責(zé)令報(bào)銷人員退回違紀(jì)金額外，對報(bào)銷人員處以違紀(jì)金額5-10倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退并作進(jìn)一步處理。在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下，審核人、審批人簽字報(bào)銷的，對審核人、審批人處以違規(guī)報(bào)銷金額10-50的罰款。

6.建立備用金管理制度。

如果員工因出差或其他原因借款，他/她應(yīng)如實(shí)、認(rèn)真地填寫借款單，并應(yīng)

二、費(fèi)用報(bào)銷的流程管理

完善的費(fèi)用報(bào)銷流程對于費(fèi)用的有效管理和控制非常重要。那么，員工報(bào)銷費(fèi)用需要誰簽字？

一般來說，部門經(jīng)理簽字的作用是證明業(yè)務(wù)真實(shí)，財(cái)務(wù)部簽字的目的是審核發(fā)票和金額，批準(zhǔn)預(yù)算，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的目的是了解資金流向，副總或總經(jīng)理簽字的目的是批準(zhǔn)資金支出。按照這個(gè)思路，Y公司規(guī)定一般中型費(fèi)用需要部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管副總簽字，如果公司還沒有下發(fā)費(fèi)用預(yù)算，則需要總經(jīng)理簽字。其具體做法如下

(一)明確審批權(quán)限和控制責(zé)任。

具體來說，一是制定和完善審批流程，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)的范圍和權(quán)限以及相應(yīng)的責(zé)任；二是編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指南，規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán)限，嚴(yán)格控制和監(jiān)督特別授權(quán)；三是規(guī)范企業(yè)各級管理者在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力和責(zé)任；四是重大事項(xiàng)集體決策和審批或聯(lián)合會簽制度。比如Y公司，規(guī)定費(fèi)用超過預(yù)算，公司會增加預(yù)算管理員和財(cái)務(wù)總監(jiān)的審批，金額大的話，需要總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字確認(rèn)。

(2)建立職責(zé)分離、相互監(jiān)督的報(bào)銷管理制度。

公司規(guī)定報(bào)銷經(jīng)辦人員、審核人員、付款執(zhí)行、檢查的職責(zé)要分離，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批、審核、付款、事后等各個(gè)環(huán)節(jié)不得由同一人執(zhí)行，任何級別的業(yè)務(wù)人員都無權(quán)對自己的費(fèi)用進(jìn)行審核簽字，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)，以防止內(nèi)部舞弊。

(3)優(yōu)化流程，開發(fā)和提高費(fèi)用報(bào)銷效率。

過去由于報(bào)銷操作復(fù)雜，員工在報(bào)銷過程中往往容易出錯(cuò)，導(dǎo)致后期審批效率低下。為了解決這個(gè)問題，Y公司成立了研發(fā)團(tuán)隊(duì)，充分利用IT技術(shù)，建立了一套人性化的費(fèi)用報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷費(fèi)用的自動化處理，降低了報(bào)銷的差錯(cuò)率，提高了工作效率。

第三，費(fèi)用報(bào)銷管理和風(fēng)險(xiǎn)防控

Y公司在工作中加強(qiáng)了費(fèi)用報(bào)銷的管理和風(fēng)險(xiǎn)防范，具體采取了以下管理和防范措施。

(1)加強(qiáng)預(yù)算管理。

對于偶爾發(fā)生的費(fèi)用，按照用途和目的進(jìn)行分類，按照檔次制定標(biāo)準(zhǔn)；對于員工各種費(fèi)用的長期使用，在制定預(yù)算的同時(shí)要制定詳細(xì)的使用計(jì)劃。計(jì)劃和預(yù)算應(yīng)盡可能詳細(xì)和全面，財(cái)務(wù)人員應(yīng)審查計(jì)劃和預(yù)算的合理性和可靠性。在制定計(jì)劃和預(yù)算時(shí)，要充分發(fā)揚(yáng)民主，及時(shí)公開討論，充分接受員工的建議。將計(jì)劃精確到周、日，更便于執(zhí)行計(jì)劃。計(jì)劃執(zhí)行中，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整。按照計(jì)劃，對應(yīng)部門的主管要按月考核，并與績效掛鉤。在費(fèi)用報(bào)銷的審批中，將優(yōu)先考慮預(yù)算管理范圍內(nèi)的費(fèi)用，對超出預(yù)算的費(fèi)用必須進(jìn)行更嚴(yán)格的審批。

(二)將成本管理納入成本考核體系。

需要對企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行整體控制。根據(jù)實(shí)際情況，總費(fèi)用指標(biāo)應(yīng)分解到各職能部門，再由各部門分解到各職能組和職能人員，形成“下級保證上級，一層保證下級”的指標(biāo)分解體系

首先是管理高管的職務(wù)消費(fèi)，重點(diǎn)防止高管在招待費(fèi)、會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品等項(xiàng)目中利用職務(wù)消費(fèi)進(jìn)行虛報(bào)，嚴(yán)格監(jiān)控權(quán)力濫用，通過公示高管費(fèi)用實(shí)施全程監(jiān)管。其次，要加強(qiáng)對虛報(bào)、超標(biāo)的審核。比如，員工以給公司辦理業(yè)務(wù)為名，用燃料、餐費(fèi)等私人費(fèi)用中飽私囊，用其他合理票據(jù)代替不允許報(bào)銷的項(xiàng)目，超出預(yù)算或規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，甚至為虛假業(yè)務(wù)購買虛假發(fā)票。

為了防止虛報(bào)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對原始憑證的審核。

比如報(bào)銷住宿費(fèi)時(shí)，財(cái)務(wù)人員要核對酒水住宿費(fèi)是否與出差申請表上的時(shí)間相符，是否提供酒水開具的水費(fèi)單；機(jī)票費(fèi)用是否以旅游行程和出差申請表為依據(jù)；報(bào)銷加班出租車費(fèi)時(shí)，需要核對票面時(shí)間應(yīng)與提供的加班表中的時(shí)間一致；報(bào)銷餐費(fèi)時(shí)，要核對銀行信用卡上的時(shí)間和發(fā)票上的時(shí)間是否一致；報(bào)銷辦公用品時(shí)，要檢查是否有商品明細(xì)和入庫單據(jù)。通過核對原始單據(jù)的細(xì)節(jié)來驗(yàn)證業(yè)務(wù)的真實(shí)性，可以杜絕虛假報(bào)銷的存在。

(4)嚴(yán)格控制支付環(huán)節(jié)。

對付款環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和控制，不僅可以保證會計(jì)核算的質(zhì)量，避免因粗心而出錯(cuò)，還可以防止出納職務(wù)犯罪的發(fā)生。

(5)加強(qiáng)事中事后控制。

建立費(fèi)用的監(jiān)控和制度，每月及時(shí)清理其他應(yīng)收款，匯總報(bào)銷費(fèi)用，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)每月費(fèi)用完成情況和考核結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞。

(六)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。

費(fèi)用報(bào)銷存在諸多潛在涉稅風(fēng)險(xiǎn)，如：發(fā)票審核不嚴(yán)，導(dǎo)致假票、無效票入賬；把工資支出當(dāng)成差旅費(fèi)，導(dǎo)致少交個(gè)人所得稅；不能全部稅前扣除的費(fèi)用計(jì)入其他科目，如差旅費(fèi)等，導(dǎo)致少繳企業(yè)所得稅；禮品作為費(fèi)用報(bào)銷，比如給客戶維護(hù)買禮品。為了降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)，費(fèi)用報(bào)銷要統(tǒng)一，即會計(jì)分錄、憑證、審批單據(jù)、發(fā)票要一致。財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格控制和審核費(fèi)用，避免將員工工資費(fèi)用和員工福利列入費(fèi)用。

總之，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控是否有效，完善的報(bào)銷制度是根本，有效的流程管理是保障，合理的管控方法是途徑。在費(fèi)用報(bào)銷過程中，還存在很多不確定的風(fēng)險(xiǎn)因素，需要財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識。同時(shí)也要求企業(yè)的每一個(gè)員工都要樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識。針對各企業(yè)不同的業(yè)務(wù)類型和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，建立和完善適合本企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷制度和控制方法，確保費(fèi)用報(bào)銷得到合理控制。